华洋书信馆开办前夕，天津海关税务司德璀琳与天津一家办理委托事务的大昌商行经理刘桂芳签约，由该公司负责北方及上梅5处通商口岸的邮递工作，并达成如下协议：
一、大昌商行在北京、牛庄、天津、烟台、上海开设邮务代理机构，定名为“华洋书信馆”。
二、华洋书信馆开办经费自行负担，不得向海关求助，办事人员亦须自雇，薪金自理。
三、邮费暂由该馆自行规定，邮费收入全部归该馆所有。
四、所有信件分袋包装，交由海关连同海关、书信馆邮件一起通过轮船或信差免费运送。
同时德璀琳派天津海关文案吴焕，在上海监督5处华洋书信馆的工作情况。
但是，德璀琳对牛庄(营口)华洋书信馆格外重视，在该馆成立前的1878年7月20日，致函牛庄海关税务司休士：
“……大昌商行已派俞到牛庄开设华洋书信馆，委任俞从事接收和分发中国邮件工作。
“目前我需请您为俞信差办下列各事；
“一、把那些标有中文‘俞’字的邮袋与海关邮件一起运到贵关邮政处发运。
“二、将海关迄今尚未分送的所有中国邮件交给俞分送。
“三、指示贵关邮政官员，随时将各轮船启程时间和终到地点通知俞的书信馆，使其能及时获悉。
“同时也请贵关邮政官员注意，应对要交给俞的信袋或由俞发送的信袋用中英文标明‘华洋书信馆’字样。井用英文标明海关、中国邮政业务和发往地点名称。”
1878年7月，吴焕派俞心斋持德璀琳写给体士的信函，前往牛庄(营口)开办华洋书信馆。俞心斋到任后，向牛庄(营口)海关税务司休士提出：在条件允许的情况下，请悔关给予多方协助。但是休士对俞心斋的到来心中不悦，又由于华洋书信馆在经济业务等方面均属独立核算运营，所以休士没有给予什么帮助。
牛庄(营口)华洋书信馆只好租房设点办公。将书信馆设在牛庄(营口)海关西侧5华里、商业网点密集的繁华地段鱼市场大街的—家较大的“保安堂”药铺内(现为营口市西市区河滨里69号)挂牌营业。
开办之初，为了招揽生意，对外贴出公告：从1878年8月14日开始，牛庄(营口)华洋书信馆邮件均由牛庄(营口)晦关免赞运送。以示官方协办，安全快捷。
这时，经理俞心斋离职去了烟台，张蕴敏接任经理职务。先后雇用5名信差从事信件的收集、分拣、邮运、投递等工作。经营方式为走街串巷昼夜上门服务。邮资收取，采用寄信人预付及收件人支付等方法。商家平时使用登记册，年节时一次性结帐。牛庄(营口)华洋书信馆没有发行邮票，但有业务专用戳，均采用纳资盖章收费法，收取邮件邮资作为业务收入。
当时几处寄住牛庄(营口)华洋书信馆的邮资是：上海寄牛庄每封信200铜钱或18墨洋。烟台为150铜钱或14墨洋，汕头为300铜钱或27墨洋。
邮路在航运期由出入港的轮船运送，邮件交接有完备的手续。封冻期改由陆路骑差运递，每周一次。邮路设置与海关邮政陆路骑差一致，天津至山海关，牛庄(营口)至山海关，双方互换邮件各自返回。天津至牛庄(营口)全程15站，沿途设马棚28处，置马56匹；另备巡马10匹。邮件从天津至牛庄(营口)只用3天半时间。这一切均是为了同埠内3家较大的民信局在业务上层开激烈竞争。
但是，牛庄(营口)华洋书信馆同民信局的业务竞争，仅1年左右便告失利。原因是书信馆业务量小，收入少。当地老百姓有去民信局寄信的习惯，对华洋书信馆这一“新生事物”尚处于观察了解阶段。这时，大昌商行经理刘桂芳唯恐经营不利而撤出；吴焕因去南京为开办长江口岸书信馆进行诈骗，而被德璀琳于1879年9月开除出天津海关(后被北京海关录用)。
这时牛庄(营口)华洋书信馆更是处于经济危机之中。因在筹办之初，吴焕曾答应调拨经费；可是到了1879年6月，张蕴敏只收到160两银子。为了支付房租、舢板船租、办公用品、信差开资等等，不得不求亲告友，四处借款，为营业垫上700多两银子。到了年底，不得不先后3次向牛庄(营口)悔关税务司休士提出贷款。休士每次仅贷给50两关平银，计150两，勉强维持运转。
1880年1月17日，德璀琳见筹办华洋书信馆出师无名，各地书信馆均出现亏损情况，纷纷向海关贷款，便以华洋书信馆帐目混乱为由，单方撕毁同华洋书信馆的协议，使各书信馆处于自行运转的艰难状况。
1882年8月18日，牛庄(营口)海关税务司李华达(英国人)在致总税务司赫德的公文中提出：
“……我打算否认牛庄海关与书信馆的联系，发布解散这一机构的消息。并要求馆内职员，涂掉信袋及书信馆门前带有海关字样的汉字和英文字母，以便清除人们存在的它与诲关有联系的印象。”
赫德收到以上公文后，认为成立华洋书信馆过早，虽在邮政上积累了一点经验，但实践证明井非成功之举；各地的华洋书信馆不同程度地影响了海关的形象，工作中给诲关带来诸多麻烦；更主要的是经济上亏损，无力排挤民信局，因此没有继续办下去的必要。于是赫德在1882年10月4日，下令关闭牛庄(营口)华洋书信馆。
同年11月20日，赫德再次致牛庄(营口)海关税务司李华达文，并提出解决牛庄(营口)华洋书信馆问题的11点指示，命令李华达在牛庄(营口)诲关公事房前贴出布告，通知中国民众，华洋书信馆与海关没有任何业务联系，以示债主不要上海关讨债。
这时赫德又派吴焕亲自去牛庄(营口)处理华洋书信馆善后事宜，时间为两个月。宗旨是总税务司拒绝承认一切债务，无论是官方及私人债务均由吴焕自己解决。并指示牛庄(营口)海关李华达，在吴焕处理完牛庄(营口)华洋书信馆善后事宜后，立即上报于他，以便立即将吴焕从海关中除名。
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